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关于印发《安徽审计职业学院合同管理办法》的通知

皖审院〔2016〕72号

各处室(馆、中心)、各系部:

    《安徽审计职业学院合同管理办法》已经院长办公会议审议通过,现印发给你们,请认真组织学习,遵照执行。

    特此通知。


                                                                                        安徽审计职业学院

                                                                                         2016年9月28日



安徽审计职业学院合同管理办法


第一章  总 则

第一条  为规范学院合同管理,保护学院合法权益,促进学院各项事业的健康发展,依法治校,防范风险,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规及相关财经制度,结合学院相关制度和管理实际,制定本办法。

第二条  本办法所称合同是以学院名义与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

第三条  学院订立、履行合同,应当坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则。应当遵守法律、行政法规,尊重社会公德,不得扰乱社会经济秩序,损害社会公共利益。

任何部门和个人必须维护学院的正当权益,不得在合同谈判、起草、签订、履行过程中损害学院利益或谋取私利。

第四条  本办法所称合同包括买卖合同(包括物资设备采购合同、图书及教材采购合同等);供用电、水、气、热力合同;赠与合同;借款合同;租赁合同;融资租赁合同;承揽合同;建设工程合同(包括工程勘察、设计、施工合同);运输合同;技术合同;保管合同;仓储合同;委托合同;国内外合作办学、校外实训基地、生源地设立和建设及其他涉及经济活动(事项)的合同。不包括劳动人事聘用性质合同、保险合同(此类合同除参考合同法外,还要参考其相关的专门立法)。

第二章  合同的签订与管理

第五条  与学院订立合同的当事人,应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力。当事人依法可以委托代理人订立合同。

学院法定代表人是学院合同的法定签署人,必要时可以委托学院其他人员为代理人签署委托授权范围内的合同。

授权委托采取书面形式,由学院法定代表人签发。代理人须持有法定代表人的书面授权委托书方可代表学院在合同上签字。代理人签署合同不得超越和滥用代理权限。

第六条  本办法规定合同须采用书面形式,书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

第七条  合同的内容由订立双方约定,一般包括以下条款:

(一)当事人的名称或者姓名和住所;

(二)标的;

(三)数量;

(四)质量;

(五)价款或者报酬;

(六)履行期限、地点和方式;

(七)违约责任;

(八)解决争议的方法。

合同内容必须完整,合同文本的基本要素应当齐全,条款应当明确具体、文字严谨、表达准确。每一份合同文本上应注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号等(对因特殊情况未能注明的,须说明原因)。

第八条  订立合同原则上应采用国家有关部门统一制定的格式文本。凡规定采用示范文本的,必须采用示范文本;无特别规定的,可以参照各类合同的示范文本。

第九条  学院合同必须经学院法定代表人或授权代理人签字、学院办公室统一编号后方可加盖学院公章。学院公章为学院签署合同的专用章,由学院办公室统一管理,任何部门和个人不得擅自刻制和使用。不得使用部门公章签署合同。

单份合同文本达2页以上的,必须加盖骑缝章。

第十条  对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的,应当封存样品。样品由合同双方共同封存,加盖学院公章,由相关部门保管。

第十一条  依法成立的合同,自成立时生效。

法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的,依照其规定。

政府采购合同的签订和管理,按照《中华人民共和国政府采购法》等相关法律、条例和安徽省相关规章制度办理。

第十二条  有下列情形之一的,合同无效:

(一)一方以欺诈、胁迫的手段订立合同,损害国家利益;

(二)恶意串通,损害国家、集体或者第三人利益;

(三)以合法形式掩盖非法目的;

(四)损害社会公共利益;

(五)违反法律、行政法规的强制性规定。

第十三条  合同文本一般由学院对合同标的物有使用或管理权限的业务部门负责起草。重大合同或法律关系复杂的特殊合同,应当聘请法律或其他有关专业人员参与起草。在起草合同文本前,业务部门会同相关部门须履行审查义务,做好如下可行性调查:

(一)审查对方当事人的主体资格,包括名称、住所、资质、营业执照或法人登记证书、经营范围和方式等;

(二)调查对方当事人的履约能力和资信情况;

(三)审查对方签约代表的合法身份,如法定代表人资格证明或法定代表人授权委托书。

第十四条  合同管理是指对合同的立项、商务谈判、主要条款拟定、评审会签、签署、备案、履行、监督、变更、分立、中止、解除、纠纷处理、登记台账、立卷归档等全过程进行的管理。

第十五条  学院成立合同管理委员会。合同管理委员会是学院合同管理的决策机构,其主任委员由院长担任,副主任委员由相关分管副院长担任,成员由学院办公室、监察审计部门、财务部门等部门负责人组成。

合同管理委员会下设合同评审小组,负责对合同进行严格审核、评审会签。合同评审小组由学院办公室牵头,成员由学院办公室、监察审计部门、财务部门、负责起草合同的业务部门负责人及法律顾问组成。重点对合同的主体、资质、资信、性质、主要条款、可行性等进行审查,对合同条款的真实性、合法性、一致性负责。

第十六条  学院合同签订实行会签审批制度。合同评审小组各成员应分工协作,各司其职,各负其责,共同把关,维护学院利益。具体规定如下:

(一)负责起草合同的业务部门将合同文本等资料提交合同评审小组评审,填写《安徽审计职业学院合同评审会签表》(以下简称评审会签表)。提交审查会签的资料包括:

1.评审会签表;

2.合同文本;

3.属于政府采购的项目须提供政府采购相关资料,属于学院组织的各类建设及采购招标项目须提供招投标文件、中标通知书或招标评标的会议纪要等;

4.经领导签批的签报或批准项目立项的会议纪要等相关资料。

(二)合同评审小组成员对提交的审查会签资料分别进行审查会签,并在评审会签表上分别签署意见。审查会签的具体分工和流程如下:

1.负责起草合同的业务部门负责审查对方当事人主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限等,同时要对合同内容、数量、规格、工期、质量要求等进行审查;

2.监察审计部门负责对合同所涉经济业务的合法性、合规性和效益性进行审查,主要审查合同的可行性、必要性、合同标的的合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等的合法性、合规性;

3.财务部门负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查,主要审查合同条款是否有损学院利益、是否符合学院有关财经政策和财务管理规定、合同款项支付是否有经费来源保障、资金结算及付款方式是否合理等;

4.学院办公室负责对合同所涉内容文字进行审查;

5.重大合同须经学院法律顾问全面审查。

对合同评审小组审查后存在的不确定事项或有争议的合同内容,应提交学院合同管理委员会进行审查。

(三)负责起草合同的业务部门根据合同评审小组会签审查的意见修改合同文本,并将相关审查意见、合同签署有关附件、修改后的合同文本等资料再次报送合同评审小组审查会签通过。

(四)负责起草合同的业务部门将已经合同评审小组审核通过的合同文本连同评审会签表送分管院领导进行全面审查并签署意见后,报送院长或其授权代理人审批签字。

第十七条  为提高工作效率和工作质量,可以根据情况采取集中审查会签方式。由院长或其授权代理人主持召开由院分管领导、院办公室、监察审计部门、财务部门、业务部门负责人、法律顾问参加的合同审查会签工作会议,了解、审查、核实相关情况,院长或其授权代理人按照有关决议审批、签署合同。

学院法定代表人依照有关法律法规和制度对合同的订立有最终决定权。

第十八条  重大合同应由学院合同管理委员会抽调人员成立调查组,调查对方当事人的情况并形成书面调查报告,并就合同对方的资信情况形成会审意见。

重大合同的谈判、起草、签署应经学院法律顾问审查把关,以确保学院的权益得到法律保护,并提交院长办公会议审定。本办法中的重大合同包括:

(一)金额在50万元以上的大宗买卖及单体建筑工程施工合同;

(二)借款合同;

(三)国内外合作办学合同;

(四)期限5年以上(含5年)的长期合同;

(五)其他事关学院发展和利益的重要合同。

第十九条  招标文件、投标文件及经学院建设与采购招投标管理办公室(以下简称招标办)审核并签署意见的招标会签表或认质认价表,作为合同签订的依据。

合同文本不得对招标文件、投标文件及有效的招标会签表或认质认价表所确定的重要内容,如标的、数量、质量、价款或报酬、中标单位等做出变动或更改。如遇特殊情况需要更改以上内容,须采用书面形式报学院招标办和合同管理委员会重新审查确认。

第二十条  学院办公室负责学院公章的管理及合同签署授权委托等手续的办理,并负责建立登记合同台账。主要包括:

(一)负责对业务承办部门送来的经学院法定代表人或其授权代理人签署的合同进行统一编号;

(二)负责对院长委托学院其他人员为代理人签署合同的,办理学院《法人代表授权委托书》;

(三)负责在已经统一编号的合同文本上加盖学院公章;

(四)负责登记合同管理台账,指定专人负责根据合同的不同种类建立合同分类台账和总台账。

合同管理台账在加盖学院公章时登记,并应按照合同签订盖章的日期序时登记填写,做到准确、及时、完整。台账的主要内容包括:序号、合同编号、经办人、签约日期、合同标的、金额、对方单位、合同交接情况、合同归档时间、合同存放地点及备注等。

第二十一条  对外签订合同时,严禁在空白文本上盖章,原则上先由对方签字盖章后学院才予以签字盖章,严禁学院签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章。如有例外,须经院长或授权代理人批准。

第二十二条  合同文本至少一式八份(其中正本二份,副本六份)。合同签章完成后,对方当事人四份,学院四份。学院办公室存正本一份归档,学院业务部门、财务部门等存副本以备合同的履行、备案和资金结算。其他部门如需要可留存正本复印件。

第二十三条  学院应建立合同档案,并严格按照《高等学校档案管理办法》管理合同档案。

合同起草部门应及时将合同文本、合同谈判、签约、履行中的有关文书、电报、电子邮件、图表等资料,移交学院档案室装订成册、立卷归档保存。其中,由学院招标办招标采购的合同由招标办负责立卷归档,并按相关规定定期移交学院档案室。

评审会签表作为合同审核过程中的记录和凭证,在合同盖章后应一并留存并及时归档。

第二十四条  有关人员应妥善保管合同资料,对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度,保证合同的完整性,定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料(包括有关文书、图表、传真件以及评审会签表等)按合同编号整理,交档案管理人员存档,不得随意处置、销毁、遗失。

第二十五条  学院应加强合同信息安全保密工作,未经批准,不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的工作秘密、商业机密和国家机密。

第三章  合同的履行

第二十六条  依法成立的合同,受法律保护,对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定全面履行自己的义务,不得擅自变更或者解除合同。

第二十七条  学院业务部门应按合同约定条款组织实施,注意防范合同履行过程中的法律风险,并对合同执行情况进行监督检查,保质、保量、按期完成合同约定事项。

合同履行过程中出现争议等问题的,应积极与对方协商解决,协商不成的,或发现可能严重影响合同履行的情况,应当按规定程序及时上报并通过法律途径解决。

第二十八条  学院财务部门应当根据合同履行情况办理结算和进行账务处理。

相关部门负责人根据合同履行情况,在付款申请报告或发票报销单据上签署意见并履行审批手续:具体参与经办、验收、使用部门和相关部门签字盖章认可,财务部门审核,报院分管领导和院长批准。财务部门根据签批材料、合同、资金计划和相关要求办理资金结算和进行账务处理。

第二十九条  对具有下列情形的业务,财务部门有权拒绝办理资金结算:

(一)发票或合同签批手续不完备的;

(二)应当订立书面合同而未订立书面合同的;

(三)未按学院采购程序要求签订合同的;

(四)对合同的履行有实质性变更未签订补充合同的;

(五)资金结算单位与合同签订对方单位名称不一致的;

(六)其他不符合资金结算条件的;

(七)其他违反学院有关管理规定以及违反国家有关合同法等规定的。

资金结算单位与合同签订对方单位名称原则上应一致。资金结算单位与合同签订对方单位名称不一致的,合同签订对方单位必须出具书面授权收付款证明,经学院领导签批同意后,财务部门方能办理资金结算。

第三十条  学院应建立合同履行情况评估制度,至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,对分析评估中发现的合同履行中存在的不足,应当及时加以改进。

第四章  合同的变更和解除

第三十一条  当事人协商一致,可以变更或解除合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的,依照其规定。

变更或解除合同必须依照合同的订立流程,采用书面形式,由合同评审小组各相关负责人签字,报分管院领导审核并按管理权限报经院长同意或院长办公会批准。

第三十二条  有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知,必须在3个工作日内向合同评审小组汇报并通知财务部门。

第三十三条  合同解除后,尚未履行的,终止履行;已经履行的,根据履行情况和合同性质,当事人可以要求恢复原状、采取其他补救措施,并有权根据合同条款规定要求赔偿损失。

第三十四条  变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发要求,挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由院办公室存档保管。

第三十五条  变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。合同变更后,合同编号不予改变。

第三十六条  学院在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形,或因政策调整等客观因素,已经或可能导致学院利益受损的,应当按规定程序及时报告,并经双方协商一致,按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。

第三十七条  在履行合同过程中发生纠纷的,应当依据国家相关法律法规,在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。

合同纠纷经协商一致的,双方应当签订书面协议。合同纠纷经协商无法解决的,应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

学院内部授权处理合同纠纷的,应当签署授权委托书。纠纷处理过程中,未经授权批准,学院相关经办人员不得向对方当事人作出实质性答复或承诺。

第五章  法律和经济责任

第三十八条  当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务又不符合约定的,应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。

第三十九条  学院实行合同管理考核与责任追究制度。未经学院法定代表人授权,任何部门和个人不得擅自以学院或所属部门的名义对外签订合同。

(一)违反程序和规定,未经授权擅自对外签订合同所造成的不利后果,由签订者承担。给学院造成经济损失的,由当事人按实际损失金额承担赔偿责任。学院将依据有关规定追究当事人的责任。

(二)受委托人不得超出授权范围对外签订合同。因越权签订合同给学院造成经济损失的,由当事人按实际损失金额承担赔偿责任。学院将依据有关规定追究当事人的责任。

(三)在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害学院利益的,学院将依据有关规定追究当事人责任。

(四)合同管理人员和合同具体实施者应保存合同履行过程中所产生的相关材料,按档案管理规定归档管理。因保管不善造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的,学院将依据有关规定追究其责任。

第四十条  凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给学院造成损失的,追究其经济和行政责任;触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。

第四十一条  在合同订立、变更、解除以及履行过程中,因故意或重大过失造成经济损失或其他损失的,视情节和后果,给予相关责任人行政处分或经济处罚;触犯法律的,依法移交司法机关处理。

第六章  附  则

第四十二条  本办法未尽事宜,依照《中华人民共和国合同法》等国家有关的法律、法规和政策执行。

第四十三条  本办法自印发之日起正式施行,由院财务室负责解释。学院2009年1月1日实施的《安徽审计职业学院经济合同管理办法(试行)》同时废止。


附件1.《安徽审计职业学院合同评审会签表》

      2.《安徽审计职业学院法人代表授权委托书》



                                                                                             2016年9月22日


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