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关于印发《安徽审计职业学院学生档案管理办法》的通知

皖审院〔2019〕3号


 

各处室(馆、中心)、各系部:

《安徽审计职业学院学生档案管理办法》已经院长办公会审议通过,现印发给你们,请遵照执行。

 

 

安徽审计职业学院

                       2019年1月3日

 

 


安徽审计职业学院学生档案管理办法

               

为实现学生档案工作的科学化、规范化、标准化,不断提高学生档案工作的管理水平、利用效率和服务水平,根据《中华人民共和国档案法》和教育主管部门有关规定,特制定本办法。

一、学生档案管理的职责

(一)收集、鉴别、整理和保管学生档案材料。

(二)记录学生在校学习期间奖惩情况、学籍变动情况。

(三)办理学生档案的查询、借阅和转递。

(四)做好学生档案的安全、保密、管理工作。

(五)办理其他有关学生档案事项。

二、学生档案管理的范围

(一)入学前档案:

1.普通高中毕业生《高中学生学籍表》;

2.中等职业学校毕业生《学籍表》;

3.已参加工作考生人事档案;

4.考生报名登记表;

5.考生体格检查表;

6.考生肝功能化验单;

7.考生外语口试卡;

8.考生政策加分有效证件、证明材料;

9.考生身份证复印件;

10.考生志愿表;

11.其他有关材料。

(二)入学后至毕业期间档案:

1.普通高校入学登记表;

2.普通高校《学籍表》;

3.在校学习期间的奖惩材料;

4.入团志愿书、入党志愿书及相关材料;

5.高等学校毕业生登记表;

6.毕业生体格检查表;

7.毕业生就业报到证存根;

8.德育素质测评表;

9.其他需要归档资料。 

三、学生档案的管理与保护

(一)学生在校期间和毕业后一年内的档案,由院学生处实行集中统一管理,固定专人负责,业务上接受上级主管部门的检查指导;学生毕业一年后的档案交学院档案室集中统一保管。

(二)学生档案的管理应符合以下规定:

1.坚持依法办事、严密保管,确保学生档的完整与安全;

2.确保归档材料真实、完整齐全、文字清楚、手续完备;

3.学生档案统一使用16开或A4规格办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔或红色、纯蓝色墨水书写,不得使用复写纸复写;

4.配置适宜安全保存学生档案的办公室及必要的现代技术设备;

5.配备防盗、放火、防渍、防有害生物设施。

四、档案的接收与转递

(一)接收学生档案须办理核对、登记手续、统计数量并及时寄发回执,清点学生档案袋内材料并标注,应归档妥善保管。

(二)学生入学前档案的移交按以下规定办理:

1.应届高中毕业生和未参加工作的往届高中毕业生到所在中学办理档案移交手续;

2.中等职业教育学校毕业的应届生和未参加工作的往届生到所在中等职业教育学校办理档案移交手续;

3.已参加工作的考生到所在单位办理档案移交手续;

4.考生档案袋按规定密封加盖公章后,寄发或由考生携带到校,任何人不得据为己有或者拒绝归档。

(三)学生档案的转递按以下规定办理:

1.毕业生档案的转递。毕业生凡已落实就业单位的,及时将档案转递给就业单位,就业单位无人事管理权的,及时将档案转递给所在地人才服务中心托管;毕业生凡未落实就业单位、出国或自主创业的,档案可在学院无偿保管2年,学校保管超过2年的,寄回学生生源所在地的公共就业服务机构;毕业生需要自带档案的(如专升本学生),在办理相关手续后,提交自带保证书一式两份,由学生本人持有效证件领取。

2. 非毕业生档案的转递。被开除、退学、死亡的学生,其档案中应添加相关部门出具的证明材料,寄回生源所在地的公共就业服务机构;因延缓毕业(留级)、休学等原因目前仍在校就读的,应及时将档案单独存放、妥善保管;在毕业年度未取得毕业资格的,在毕业离校两年内可按要求办理派遣手续,档案随转。

五、档案的提供与利用

(一)查阅学生档案须按以下规定严格履行审批登记手续:

1.凡本院各部门查阅学生档案,由部门填写《查阅学生档案登记表》,报经学生处负责人批准;

2.凡外单位查阅学生档案,须出示单位介绍信,填写《查阅学生档案登记表》,报经院分管领导批准;

3.任何个人不得查阅学生档案,本院学生确需查阅本人及其亲属档案的,须填写《查阅学生档案登记表》,报经学生处负责人批准后由其辅导员或班主任代办;

4.查阅学生档案应在档案室内进行,档案查阅时,档案管理人员不得离岗。

(二)学生档案一般不予外借,特殊情况下必须借出使用的,须按以下规定严格履行审批登记手续:

1.本院各部门借阅学生档案,须填写《借阅学生档案审批表》,报经分管院领导批准;

2.外单位借阅学生档案,须出示单位介绍信和本人有效证件,填写《借阅学生档案审批表》,报经分管院领导批准;

3.借出使用的档案必须限期归还,严禁转借他人,严禁向他人提供档案信息;

(三)查阅、借阅学生档案必须严格遵守保密制度和阅档规定:严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料;不得擅自拍摄复制档案内容。因工作必须从档案中取证的,必须报经分管院领导批准。

、本办法由学生处负责解释,自印发之日起执行。


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